Como usar o sistema ERP nos processos?

O que é o sistema ERP nos processos? Como usar o sistema para otimizar processos? Se essas e outras dúvidas permeiam sua mente, saiba mais sobre o ERP e como ele pode ajudar no dia a dia do seu negócio!

O que é?

O ERP é um grande banco de dados com informações geradas por um conjunto amplo e complexo de regras de negócios integradas, e são alimentadas constantemente. São softwares que englobam todos os dados e processos de uma organização em um único sistema.

Um importante conceito adotado pelo Sistema ERP é que um determinado tipo de informação é digitada no sistema uma única vez, ou seja, não existe retrabalho ou redigitação, o que garante maior consistência nas informações, e consequentemente mais precisão nas decisões tomadas.

ERP significado: o significado exato da sigla é Enterprise Resource Planning, que em português seria algo como Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Esse sistema é capaz de controlar todas as informações de uma empresa, integrando e gerenciando dados, recursos e processos das áreas de Vendas, Finanças, Contabilidade, Fiscal, Estoque, Compras, Recursos Humanos, Produção e Logística. De acordo com seu status, ordem de vendas e outras informações da empresa, o sistema é atualizado.

Com a sua utilização as empresas têm um acompanhamento amplo de cada etapa do processo e uma visão geral do todo, o que ajuda na tomada de decisão e permite uma melhor administração e gestão da companhia.

Benefícios

Criar um sistema moderno e automatizado para documentar processos é uma necessidade absoluta no ambiente de negócios atual.

As empresas estão começando a dar maior ênfase à melhoria da eficiência operacional, documentando formalmente seus processos e integrando softwares de fluxo de trabalho, porque permite que eles ofereçam aos clientes um serviço de alta qualidade.

Além disso, também oferece as ferramentas necessárias para os funcionários executarem o seu trabalho de forma mais eficiente.

Basicamente, o ERP ajuda você a se livrar do trabalho que você não deveria fazer de forma manual. Trata-se de automatizar algumas tarefas para melhorar o fluxo de informações dentro do seu negócio.

Se você quer saber mais sobre como estabelecer uma boa Gestão de Processos para alinhá-los aos objetivos estratégicos da empresa e com isso promover uma melhoria contínua, confira esse texto da Euax Consultoria.

Em resumo, as vantagens de um sistema ERP nos processos são:

• Permite implementar com precisão regras de negócios que são críticos na operação da empresa.
• Elimina a existência de sistemas paralelos em processos críticos do negócio, fazendo com que as informações trafeguem de forma integrada e disponibilizada On Line e Real Time.
• Trazem mais velocidade aos processos, com redução drásticas dos níveis de erros, ou seja, elevam a eficiência operacional da empresa, resultando em maior competitividade no mercado.
• Torna os processos menos impessoais ou baseados no conhecimento de algumas pessoas, padronizando sua implementação dentro do sistema ERP nos processos.
• Compartilhamento de processos específicos, tornando o desempenho do negócio mais sistematizado.
• Preserva os diferenciais da empresa em um contexto de menor custo, mais precisão e mais velocidade operacional.

Para que serve?

O sistema ERP nos processos, além de atender as principais operações da empresa, permite customizar seu fluxo operacional para atender processos e regras de negócio bem específicos, elevando brutalmente o nível de controle, dando mais velocidade aos processos a um custo muito menor.

Como usar sistema ERP nos processos?

Integração das áreas

Para que a empresa cresça, todos os funcionários precisam estar alinhados com os objetivos e tendo uma visão ampla do todo.

Infelizmente, a maioria das empresas têm áreas que operam de forma independente e não integrada, e isso resulta em desorganização, falha na comunicação, e consequentemente dos processos.

O ERP resolve esse problema, pois integra todos os processos e departamentos da empresa otimizando o trabalho.

Por exemplo, se uma área precisa consultar algum dado ou relatório para desenvolver um trabalho ou um gestor necessita de informações para gerenciar e planejar as metas do negócio, basta acessar o sistema de forma ágil.

Controle de estoques

Pensando em empresas que precisam ter estoques bem administrados, o ERP é uma ferramenta fundamental para reduzir as perdas causadas pelo descontrole dos materiais.

Para que o controle de estoque seja eficiente, é preciso uma verificação contínua do número de produtos, giro médio, nível de perdas, histórico de vendas e outras informações.

O ERP faz isso tudo de forma automática, pois realiza o inventário, controle de produtos, além da emissão de notas fiscais, reduzindo perdas e desvios.

Vendas

Essa é uma área fundamental, que alimenta a empresa. Para que a equipe de vendas funcione bem, ela precisa ter em mãos informações atualizadas sobre produtos e clientes.

O ERP integrado ao setor de vendas permite o acesso a atualização de preços, produtos e clientes para uma venda mais assertiva e direcionada para cada cliente.

Atendimento ao cliente

O sistema ERP nos processos possibilita a integração com lojas virtuais (e-Commerce) que trazem uma experiência positiva aos clientes na hora de entrar em contato com a empresa.

Com uma central virtual eficiente você pode responder os clientes com agilidade e ter sempre disponível informações de preços, produtos e ofertas para personalizar o atendimento.

Financeiro

Quando mal gerenciado, esse setor pode levar a sérios problemas de caixa. A implantação do sistema ERP nos processos quando aplicado no financeiro irá ajudar a gerenciar com eficiência o fluxo de caixa da empresa, além de permitir uma apuração mais precisa dos resultados financeiros do negócio.

O sistema ainda calcula taxas e alíquotas de impostos para ficar em dia com suas obrigações fiscais.

Recursos Humanos

O sucesso de uma empresa depende muito do RH. O ERP transmite informações integradas, atualizadas e bem organizadas para que a área trabalhe com fluidez.

O sistema ERP nos processos também gera relatórios e pesquisas completas ajudando o setor a criar ações estratégicas para a empresa.

Tecnologia da Informação

O TI trabalha incansavelmente para manutenção e atualização de sistemas de empresas, porém quando a empresa utiliza o sistema ERP nos processos em nuvem (Cloud Computer) seus custos com serviços de TI reduzem drasticamente.

Isso porque o software unifica as ferramentas do sistema fazendo a manutenção e atualização de todo o ambiente em nuvem. Ao hospedar o ERP em nuvem, os dados ficam mais acessíveis e principalmente mais seguros, que é hoje uma das maiores preocupações na era digital.

Importância do ERP para empresas

Uma empresa para permanecer organizada e estruturada deve ter um acompanhamento constante de todos os números e processos do negócio, de tal forma que permita melhorar o seu planejamento, reduzir gastos e reestruturar a cadeia de produção.

Você pode direcionar o ERP para objetivos e prioridades variadas que podem ser inseridos na produção, vendas, distribuição ou outras áreas do seu negócio.

Portanto, o ERP é importante para minimizar custos, aumentar satisfação dos clientes e, consequentemente, obter mais sucesso e lucratividade na sua empresa.

Conclusão

A adoção de um sistema ERP nos processos pode valer muito a pena, mesmo com custos de implementação um pouco mais elevados, uma vez que o retorno à médio e longo prazo são substancialmente maiores quando comparados aos níveis de investimentos.

Em alguns casos, a justificativa nem sempre é somente financeira, em muitos casos, a concorrência delimita níveis mínimos de qualidade e eficiência, com isso a migração para um ERP orientado para processos acaba sendo inevitável.

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